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佛山市順德區建筑業協會檔案管理制度

為加強協會資料檔案(以下簡稱檔案)的科學管理,維護建筑行業發展歷程的真實面貌,更好地為會員企業服務,根據《中華人民共和國檔案法》等有關文件精神,結合建筑行業協會實際,特制定本辦法。

一、  檔案管理的基本原則

1.努力貫徹執行國家有關檔案工作的方針、政策和法規。

2.根據協會目前職能機構設置和人員配置的實際情況,檔案工作要堅持簡要、實用、逐步完善的原則。

二、檔案工作的主要任務

1.負責對本協會形成的各種文件、材料(包括音像、圖片資料,下同)等的收集、整理、立卷、歸檔、保管、使用、移交、銷毀等。

2.逐步建立、健全檔案工作的各項規章制度。

三、  歸檔范圍

1.協會秘書處制發的編有發文字號的各種文件。

2.協會召開的換屆會、年會、常務理事會、理事會等重要會議的主要文件材料。

3.協會有關規章、制度,協會總結、年鑒、評比等形成的各種文件、材料。

4. 政府機關和有關社團機構制發的需要我會貫徹落實、辦理的公文。

5.協會的工作活動中(培訓、展覽、行業自律、協商協調工作等)形成的具有使用和保存價值的各種文件材料。

四、歸檔案卷的質量要求

1. 歸檔的文件材料,按照年度、問題特征分類整理立卷。

2. 卷內文件材料,一般按時間先后排列,也可按發文部門分大類,每個大類內文件再按時間先后排列:密不可分的文件材料應依序排列在一起(即正件在前,附件在后;原件在前,更正、補充在后;批復在前,請示在后)。

3. 卷內文件排列應統一逐項編號,用鋼筆(藍黑或碳素墨水)填寫的“目錄表”放在卷首。

4. 卷內文件如有破損要進行修補。

5. 案卷封皮上卷號等各欄內容應用鋼筆填寫,要求字跡端正清楚。案卷標題應簡明確切地反映卷內文件材料的內容。

五、 保管期限的劃分

根據協會工作實際情況,檔案保管期限定為長期。

凡是反映協會主要職能活動的基本歷史面貌,對本協會有長遠利用價值的檔案,都列為長期保存。主要包括:本協會制定的基礎性規章、制度等文件;反映協會機構改變、人員任免等的文件材料;召開重要會議的文件材料;處理重要問題形成的文件材料;行業統計材料、綜合報表等各類報表及相關經濟運行分析材料;會刊;年鑒、總結、考評材料;屬協會貫徹、落實的政府機關及相關部門的文件材料;

六、檔案的管理和利用

1由協會秘書處指定專人負責管理。

2.確保檔案的安全。鑒于協會目前的實際情況,任期內檔案用一般櫥柜保存,一屆期滿后,原有檔案要用專用檔案箱保存。

3.查閱檔案要注意愛護,閱后要及時放回,防止丟失。

4.非協會秘書處人員借閱檔案時,應征得秘書處負責人同意,并應當登記,閱后及時歸還,檔案一般不外借。

5.檔案的管理辦法要隨著協會工作的發展及時修訂和完善。

七、此項制度自公布之日起實施。

                                               

  佛山市順德區建筑業協會

二〇〇八年一月三十日

友情鏈接
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